9 ene. 2007

Apuntes de Clase: Reuniones efectivas de Trabajo

Algunos
consejos sencillos para hacer más efectivas sus reuniones de trabajo


En nuestra especialidad, ya sea nos dediquemos a la Auditoría, la Consultoría, o mantengamos una posición de jefatura, siempre requeriremos de reuniones de coordinación con otros ejecutivos, clientes o nuestro propio personal. Tales reuniones pueden ser breves o no tan breves, dependiendo de la naturaleza del problema que queremos resolver o coordinar. Uno de las situaciones más frecuentes a las que enfrentamos en nuestro quehacer diario, por ello, a pesar de no ser un tema estrictamente técnico, en esta ocasión nos ocuparemos de las reuniones de trabajo.

Muchos ejecutivos suelen tener dificultades para reconocer cuándo una reunión constituye una mejor manera de generar ideas y soluciones para cumplir con los requerimientos de su labor y resolver sus problemas. Frecuentemente, nos encontramos que el reunirse con sus colaboradores u otros jefes no siempre es lo más conveniente puesto que a veces, las reuniones no nos llevan a soluciones reales y en vez de ser una herramienta de trabajo, se convierten en una dificultad más a la que debemos enfrentar y/o soportar.

¿Alguna vez ha salido satisfecho de alguna de sus reuniones de trabajo?; ¿Alguna vez, no ha sentido que las reuniones son exceso o un fastidio que lo aleja tanto a usted como a los demás que participan, de sus responsabilidades?; ¿No ha sentido usted como que en su organización hay un exceso de reuniones por asuntos intrascendentes o cuestiones obvias?; No ha sentido Usted que en algunas ocasiones las reuniones se programan más por rutina o para satisfacer el ego de quien las convoca?; En alguna ocasión, durante una reunión de trabajo, se ha preguntado cuál ha sido el motivo de su convocatoria o para qué fue que lo invitaron?.

Y sin embargo, nos continuamos reuniendo...

Una reunión que funciona adecuadamente siempre es una de las mejores formas para que un equipo de trabajo intercambie información, genere soluciones y revise su comprensión sobre
determinadas situaciones, objeto de su convocatoria. Una reunión bien planeada y adecuadamente efectuada puede contribuir efectivamente en la generación de estrategias efectivas, en la determinación de acuerdos sobre responsabilidades, en la creación de nuevas ideas, en mejorar la comprensión de las políticas o procedimientos de la organización a la cual usted sirve y en el mejoramiento de las relaciones de trabajo. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no toda situación amerita una reunión. Muchas veces nos encontramos con temas que no involucran a todo el equipo de trabajo, o temas que requieren que solamente una persona quien tiene que tomar acción o, simplemente el tema es sencillo, corto, sin controversia y puede ser manejado mediante otros medios.

Pero cómo reconocer cuando es necesaria una reunión?, la respuesta no es simple, sin embargo para el próximo tema que Usted piense que sea necesaria una reunión, determine primero si el tema cumple con los siguientes atributos:

· Debe compartirse información compleja o abundante.
· Debe requerirse de la experiencia de varias personas para desarrollar las mejores alternativas de solución.
· Las alternativas de revisión y/o solución involucran a todos quienes integran el equipo de trabajo o todos los participantes de la reunión.
· La solución requiere de un compromiso colegiado o de equipo.

Solo invite a quienes se necesitan

Si Usted ha decidido que el tema que desea tratar amerita una reunión, entonces una de sus primeras acciones deberá consistir en decidir la cantidad y calidad de sus participantes. Para ello es adecuado tener en consideración las siguientes variables:

· Deben participar todos quienes tienen información relevante, relacionada con el tema que desea tratar o solucionar.

· Si es necesario, deben incluirse a aquellos a quienes se considera “expertos” en el tema.

· Ocasionalmente, dependiendo de la magnitud del tema, es apropiado invitar a aquellas personas cuyas responsabilidades, áreas de trabajo o tareas se vean afectadas por el tema
de la reunión.

· Invite solamente a la gente adecuada.

Este paso es importante en el planeamiento de una reunión pues debemos asegurarnos que quienes participen en la reunión de trabajo, servirán de aporte y no simplemente invitados a la misma.

Primero desarrolle el tema que desea tratar, luego decida la reunión

Usted debe asegurarse que sus reuniones sean vistas como una adecuada utilización del tiempo de las personas a quienes solicita su participación. Por ello es necesaria la preparación previa.
Para ello hay que desarrollar un propósito claro de la reunión y familiarizarse con la mayor cantidad de información acerca del tema que se desea tratar, solamente así podremos ser capaces de mantener la reunión encaminada y enfocada en el tema. Recordemos que si no estamos preparados, los participantes lo notarán de inmediato.

Por otra parte, los participantes de la reunión también deben estar preparados, por ello es necesario que les indiquemos de una manera formal o informal acerca de los temas a tratar durante la reunión, solo así podemos asegurar que aquellos que participan estén en condiciones de contribuir a nuestros objetivos.

El éxito está en la planificación...

Aunque a veces no es posible, trate siempre de redactar su plan a de trabajo con suficiente anticipación; no es necesario tener un programa elaborado, una simple hoja que asegure la estructura de sus ideas debe ser suficiente. Pruebe utilizar los siguientes consejos:

· Concentración en el objetivo: Decida con claridad porqué convoca a la reunión y cual es el objetivo de la misma. Determine previamente lo que espera lograr como resultado de su reunión y comparta esta preocupación con los participantes al inicio de la reunión.

· Información de antecedente: determine la información que usted conoce del tema que va a discutir, así como la información faltante. Recopile en lo posible la información disponible y, si fuera apropiado, distribúyala entre los participantes. Recuerde que una reunión será más efectiva en tanto exista mayor información y elementos de ayuda a la
discusión, durante la misma reunión.

· Decida quién participa: Además de determinar la gente adecuada, es importante que decida la cantidad de personas que deben participar y contribuir al objetivo de la reunión. Mientras menos sea el número de participantes, más efectiva será la reunión. La experiencia nos indica que más de diez o doce podría ser excesivo. Si por alguna circunstancia usted considera que deben haber más personas involucradas en su reunión, posiblemente su tema a tratar sea más extenso o complejo. En estas circunstancias, a veces es recomendable subdividir el tema entre varios equipos de trabajo e invitar solamente a aquellos que lideraron los otros equipos.

· Prepare su agenda: Una agenda bien preparada le puede ayudar a lograr sus objetivos dentro del tiempo asignado para la reunión. Si los participantes conocen cuáles serán los temas a discutir, podrán prepararse y concentrarse en la reunión, de esa manera sus contribuciones serán mejores y más oportunas. Existen ocasiones en que los propios participantes, al recibir la agenda, pueden decidir no participar o sugerir la invitación a quien ellos consideren más apto para el tema a tratar. Sea en este caso lo suficientemente cauteloso, si no acepta puede estar perdiendo la oportunidad de un aporte brillante o también aceptando a “un invitado de piedra”.

· Haga que el participante...participe: Promueva la discusión y la participación plena de todos. Al momento de la convocatoria usted puede incluir una nota breve o un llamado verbal, acerca de lo que espera de su invitado o el motivo de su convocatoria.

Recopilado por:

J.E. Manrique Aragón



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